Klientas: AB Neaustinių medžiagų fabrikas
Sprendimas: „Profit People“ (anksčiau „Profit-Web“) – personalo, darbo laiko ir darbo užmokesčio valdymo sprendimas
Įvairialypė įmonių grupė
AB Neaustinių medžiagų fabrikas jungia 16 Šiauliuose veikiančių gamybinių ir paslaugų įmonių, tarp kurių – „Neaustima“ (neaustinės medžiagos), „Comco“ (miego produktai), „Sintuva“ (porolono ir baldų komponentai), „Interscalit“ (miego produktai) bei kitos. Organizacijų dydis labai svyruoja: nuo nedidelių, keliasdešimties žmonių kolektyvų iki daugiau nei 300 darbuotojų jungiančių įmonių. Dėl šios priežasties natūraliai skiriasi ir vidinės personalo valdymo taisyklės.
Centralizuotas IT administravimas ir lankstus funkcionalumas kiekvienai bendrovei
Visos 16 grupės įmonių veikia vieningoje „Profit People“ sistemoje, tačiau kiekviena personalo specialistė mato tik savo bendrovės darbuotojus ir jų duomenis. Reikalingi funkcionalumai įjungiami pagal individualų poreikį – mažesnėms įmonėms nereikia tų modulių, kurie būtini kelių šimtų darbuotojų kolektyvams, o visą sistemą centralizuotai prižiūri vienas IT skyrius.
„Visų grupės įmonių personalo procesus valdome vienoje sistemoje. Ypač vertinu sistemos modulinį principą ir lanksčias konfigūravimo galimybes. Jei koks nors sprendimas ar procesas pasiteisina vienai įmonei, jį galime lengvai pritaikyti ir kitoms. Ir atvirkščiai: skirtingos grupės įmonės ta pačia sistema gali naudotis skirtingai, prisitaikydamos pagal savo procesų specifiką“, – teigė AB Neaustinių medžiagų fabrikas IT skyriaus vadovas Teisutis Petraitis.
Šis lankstumas leidžia technologiniam sprendimui prisitaikyti prie individualių grupės įmonių poreikių, o ne verčia įmones keisti savo ilgametę darbo tvarką. Toks skaitmenizavimo modelis užtikrina sklandų visos grupės darbą ir greitesnę adaptaciją atskirose įmonėse.
„Svarbiausia, kad niekam nereikėtų prisitaikyti prie kitų. Kiekvienai įmonei įjungiame tik tai, ko jai reikia, todėl sistema vartotojų neapkrauna ir neblaško. Tuo tarpu IT skyrius administruoja viską bendrai – jiems nereikia prižiūrėti daugybės atskirų sistemų, o atsakingi žmonės gauna pranešimus apie visas grupės įmones“, – sakė „Edrana Baltic“ projektų vadovė Aleksandra Lovcova.
Bendra darbuotojų savitarnos erdvė
Visų grupės įmonių darbuotojai naudojasi bendra savitarnos erdve: teikia prašymus, susipažįsta su tvarkomis ir peržiūri atlyginimo lapelius ar atostogų likučius, o visa informacija automatiškai pasiekia atsakingą personalo specialistę. Dokumentai ir reikalingi sutikimai pasirašomi kvalifikuotu elektroniniu parašu.
„Prieš Kalėdas, kai daug darbuotojų ima laisvas dienas, vien aš išleisdavau apie 100 atostogų įsakymų. Dabar šį procesą automatizavome sistemoje ir tokio dokumento kaip atostogų įsakymas nebenaudojame visai“, – pasakojo grupei priklausančios UAB „Interscalit“ personalo vadovė Jūratė Trafimovienė.
Šie skaitmeniniai pokyčiai tiesiogiai atsispindi ir sunaudojamo popieriaus kiekyje. „Mums, kaip ekologiją vertinančiai įmonei, didelis ir aiškiai matomas šios sistemos privalumas yra popieriaus taupymas. Anksčiau per metus susikaupdavo 5–6 didžiausi, 70 mm pločio, segtuvai personalo dokumentų, o dabar turiu vos vieną. Jei atvirai, netgi dalies to, ką vis dar spausdiname, galėtume atsisakyti – tai tiesiog įpročio reikalas“, – dalijosi J. Trafimovienė.
Sutaupytas popierius – ne vienintelis skaitmenizavimo privalumas. Sistemoje įdiegtos automatinės tvirtinimo sekos ir integruotas el. parašas suteikė personalo specialistams nuotolinio darbo laisvę ir ženkliai pagreitino procesus. Kadangi nebereikia fiziškai vykti į skirtingas įmones rinkti parašų iš darbuotojų ar vadovų, visos procedūros – nuo prašymų tvirtinimo iki dokumentų pasirašymo – dabar atliekamos sklandžiai iš bet kurios vietos.
Vertina operatyvų palaikymą
Diegimo pradžioje vyko išsamūs įvadiniai mokymai, o vėliau visos grupės personalo specialistės reguliariai buvo kviečiamos į bendrus susitikimus su „Edrana Baltic“ komanda, kur galėjo užduoti rūpimus klausimus.
„Įvadiniai mokymai buvo labai aiškūs ir naudingi, o tolimesnis aptarnavimas – operatyvus, greitas ir profesionalus. Tiek mokymų metu, tiek vėliau visada jautėme atidų dėmesį, todėl priprasti prie naujos sistemos ir ją perprasti buvo daug lengviau“, – apibendrino J. Trafimovienė.
Bendradarbiavimo svarbą akcentuoja ir IT skyriaus vadovas T. Petraitis: „Iš techninės pusės mums svarbu turėti stabiliai veikiančią, saugią sistemą ir patikimą partnerį užnugaryje. Kai prireikia techninės pagalbos, „Edrana Baltic“ komanda visada reaguoja operatyviai – tai leidžia mums be didesnių rūpesčių užtikrinti sklandų visos įmonių grupės darbą.“
Lankstumo ir centralizacijos balansas
AB Neaustinių medžiagų fabriko patirtis rodo, kad įmonių grupei nebūtina rinktis tarp centralizuoto administravimo ir individualių taisyklių. Jei jūsų organizacija valdo kelias įmones ar padalinius ir siekia vieną sistemą pritaikyti skirtingiems poreikiams, „Edrana Baltic“ komanda yra pasiruošusi padėti įgyvendinti šiuos pokyčius.
