Klientas: UAB „Sūduvos vandenys“
Naudojamas produktas: „Profit Finance“ (anksčiau „Profit-W“) – finansų apskaitos, atsargų ir ilgalaikio turto valdymo sprendimas
Plataus masto veiklos specifika
UAB „Sūduvos vandenys“ aprūpina geriamuoju vandeniu Marijampolę bei aplinkines savivaldybės gyvenvietes ir iš viso eksploatuoja net 29 geriamojo vandens tiekimo sistemas. Be to, bendrovė tvarko nuotekas, administruoja daugiabučius namus, prižiūri šildymo bei karšto vandens sistemas. Beveik 200 darbuotojų vienijanti organizacija teikia paslaugas daugiau nei 25 tūkstančiams klientų.
Įmonė valdo didelį kiekį tiek ilgalaikio, tiek trumpalaikio turto: nuo vamzdynų, specialios įrangos ar transporto priemonių iki remontui skirtų medžiagų bei kuro. Valdant tokios apimties turtą, tikslią apskaitą lemia ne tik pirkimo užregistravimas, bet ir tai, ar apie kiekvieną turto vienetą ir atsargų likutį duomenys išlieka tikslūs per visus tolesnius etapus.
Ta pati informacija skirtinguose etapuose valdoma skirtingų žmonių
Turto ir atsargų apskaitoje tie patys duomenys keliauja per kelis etapus: gavus pirkimo sąskaitą, priimant prekes ar turtą, perduodant juos materialiai atsakingiems asmenims ir galutinai nurašant sunaudotas medžiagas. Kai šią informaciją skirtingose grandyse tvarko keli darbuotojai, duomenis neretai tenka įvesti iš naujo po kelis kartus. Dėl to bereikalingai švaistomas laikas ir didėja klaidų tikimybė. Užduotis tampa dar sudėtingesnė, kai darbuotojai yra nutolę nuo centrinio biuro ir kasdien dirba aptarnaujamuose objektuose.
Vieningas informacijos valdymas
„Profit Finance“ sistemoje kasdien dirba daugiau nei 20 „Sūduvos vandenų“ darbuotojų. Bendrovė naudoja finansų apskaitos, atsargų bei ilgalaikio turto sprendimus, todėl visą procesą valdo vieningoje erdvėje. Naujus duomenis užtenka suvesti tik vieną kartą – jie iškart tampa matomi visiems atsakingiems specialistams.
Ilgalaikio turto atveju, pajamavus sąskaitą, sukuriama turto kortelė su visa reikalinga informacija: techniniais duomenimis, materialiai atsakingu asmeniu, draudimo, nuomos ar įkeitimo požymiais, o kelis vienodus vienetus galima išskaidyti į atskiras korteles.
„Gavę sąskaitą, ją užpajamuojame ir šalia iškart susikuria turto kortelė. Suvesti aktualią informaciją užtrunka visai nedaug, o vėliau viską patogiai matome viename dokumente. Galime iškart formuoti finansinius dokumentus, ataskaitas, o sistemoje automatiškai skaičiuojasi amortizacija“, – patirtimi dalijosi „Sūduvos vandenų“ finansinės veiklos grupės vadovė Aušra Samsanavičienė.
Analogiškai sklandžiai valdomos ir atsargos – medžiagos bei detalės, naudojamos remonto darbams. Kai vienoje pirkimo sąskaitoje nurodytos prekės skirtos keliems darbuotojams, pajamavimo metu jos iškart priskiriamos atitinkamiems asmenims. Kiekvienas materialiai atsakingas darbuotojas sistemoje mato tik jam priklausančių atsargų likučius, o grįžęs iš objekto gali savarankiškai suformuoti ir atspausdinti nurašymo aktą.
Operatyvesni procesai ir tiksli išlaidų analizė
Atsargas nurašant patiems darbuotojams, informacijos kelias sutrumpėjo ir pagreitėjo. Tarp sandėlio ir buhalterijos nebereikia perduoti popierinių dokumentų ar atskirų failų, nes visos šalys dirba su tais pačiais duomenimis. Turto ir atsargų įtraukimas į apskaitą dabar užtrunka dvigubai greičiau nei anksčiau, kai tą pačią informaciją reikėjo valdyti keliose skirtingose vietose. Duomenis kaupiant vienoje vietoje, klaidų skaičius sumažėjo apie 90 proc.
„Organizacijos retai dirba su viena programa, todėl svarbu, kad duomenys tarp žmonių ir sistemų keliautų sklandžiai. Šioje bendrovėje skirtingų padalinių darbuotojai dirba vieningoje „Profit Finance“ sistemoje, o duomenys iš kitų naudojamų įrankių čia patenka automatiškai. Augant poreikiams ar keičiantis procesams, sistemą pritaikome taip, kad vartotojams būtų patogu dirbti ir nereikėtų ieškoti papildomų sprendimų“, – teigė „Edrana Baltic“ vystomo „Profit Finance“ produkto vadovas Jaroslav Suchocki.
Pagalba kasdienėje veikloje ir ilgalaikė partnerystė
Tinkamai parinkta finansų ir apskaitos valdymo sistema ne tik sutaupo laiko, bet ir suteikia visiems procesams aiškumo bei skaidrumo, o operatyvus technologinio partnerio palaikymas leidžia užtikrinti nepertraukiamą veiklą.
„Esame patenkinti ne tik „Profit Finance“ programa, bet ir komandos dėmesiu bei pagalba kasdieniame darbe. Kasdienėje buhalterinėje veikloje mums svarbu turėti patikimą partnerį, į kurį galime kreiptis iškilus klausimams ar susidūrus su sunkumais. Ypač vertiname komandos operatyvumą: į pranešimus apie iškilusias problemas reaguojama labai greitai, įsigilinama į situaciją ir stengiamasi kuo skubiau rasti sprendimą. Mums labai svarbu žinoti, kad prireikus visada sulauksime profesionalios pagalbos“, – apibendrino A. Samsanavičienė.
Ši patirtis rodo, kad „Profit Finance“ sprendimai leidžia organizacijoms efektyviai sujungti skirtingus padalinius į vieną sklandžią grandinę ir pasiekti apčiuopiamų laiko bei tikslumo rezultatų.
