Klientas: „City Service“
Naudojamas produktas: „Profit People“ (anksčiau „Profit-Web“) – personalo, darbo laiko ir darbo užmokesčio valdymo sprendimas
Nepertraukiamas paslaugų teikimas dideliu mastu
„City Service“ – viena didžiausių pastatų priežiūros bendrovių Lietuvoje ir Latvijoje, jau daugiau nei 20 metų valdanti komercinių ir gyvenamųjų pastatų eksploataciją. Įmonės administruojamų objektų plotas siekia 16,2 mln. kv. m, o organizacijoje dirba per 1 300 darbuotojų. Tokio masto ir tokios veiklos specifikos organizacijoje darbas nevyksta pagal vienodą iš anksto nustatytą grafiką.
Paslaugos objektuose turi būti teikiamos nepriklausomai nuo dienos meto ar savaitės dienos, todėl viršvalandžiai ir darbas poilsio dienomis yra ne išimtis, o natūrali kasdienybės dalis. Organizacijai, turinčiai daugiau nei tūkstantį skirtinguose objektuose dirbančių darbuotojų, ypač svarbu, kad jų darbo laiko apskaitos procesas būtų valdomas efektyviai, skaidriai ir pagal teisės aktų reikalavimus.
Kai viršvalandžių apskaita tampa atskiru darbu
Ilgą laiką viršvalandžių ir papildomo darbo fiksavimas, derinimas su vadovais bei perkėlimas į apskaitą reikalavo nemažai rankinio darbo – atskirų susirašinėjimų, patvirtinimų ir duomenų perkėlinėjimo tarp sistemų. „Kaip juokaujame komandoje, kartais atrodydavo, kad viršvalandžių apskaita užima tiek laiko, jog net jai pačiai reikėtų skaičiuoti viršvalandžius“, – dalijosi Jelena Undrul, „City Service“ buhalterių grupės vadovė.
Situaciją apsunkino ir teisinis kontekstas. Darbuotojas negali būti tiesiog įpareigotas dirbti viršvalandžius be jo sutikimo. Reikėjo sprendimo, kuris būtų patogus darbuotojui, aiškus vadovui, visiškai atitiktų teisės aktų reikalavimus ir tuo pat metu neapkrautų kasdienio darbo papildomu biurokratiniu sluoksniu.
Automatizuotas kelias nuo viršvalandžių prašymo iki atlyginimo
Bendradarbiaudama su „Edrana Baltic“ komanda, bendrovė „City Service“ sukūrė funkcionalumą, kuris visą procesą sujungė į vieną sklandžią seką. Kai darbuotojas mato, kad dėl objektyvių priežasčių nespės atlikti darbo per savo darbo valandas ir užduoties negalima atidėti kitai dienai, jis sistemoje pateikia prašymą dirbti papildomai. Prašymas automatiškai keliauja derinti vadovui, personalo specialistams ir buhalterijai, o patvirtinta informacija be jokio papildomo rankinio darbo iš karto patenka į darbo laiko apskaitos žiniaraščius ir darbo užmokesčio skaičiavimus.
„„City Service“ aiškiai žinojo, ko siekia – kad objekte esančiam darbuotojui nereikėtų papildomų darbo valandų derinti susirašinėjant su vadovais, o administracijai rankomis suvedinėti atitinkamų duomenų į kelias sistemas. Mūsų užduotis buvo sugalvoti, kaip tai pasiekti: kad visa informacija būtų įvedama tik vieną kartą ir pati nukeliautų reikiama kryptimi bei, žinoma, atitiktų visus teisinius reikalavimus be papildomų pastangų iš kliento pusės“, – sakė Simona Degutienė-Karkalienė, „Edrana Baltic“ vystomo „Profit People“ produkto vadovė.
Svarbiausia, kad darbuotojai, vadovai, personalo ir apskaitos specialistai dabar dirba vienoje sistemoje ir mato tą pačią informaciją. Tai reiškia mažiau nesusipratimų, mažiau pataisymų ir daugiau pasitikėjimo pačiu procesu. „Labiausiai vertiname tai, kad „Edranos“ komanda ne tik įgyvendino techninį sprendimą, bet ir įsigilino į realius mūsų verslo procesus. Buvo sukurtas funkcionalumas, kuris ne teoriškai, o praktiškai sprendžia kasdienes problemas“, – bendradarbiavimo patirtimi dalijosi „City Service“ finansų direktorius Giedrius Jakubauskas.
Pamatuojamas efektyvumas organizacijos mastu
Nors funkcionalumas iš pirmo žvilgsnio atrodo nedidelis, jo poveikis kasdieniam darbui – ženklus. „Skaičiuojame, kad automatizavę šį procesą, per mėnesį sutaupome apie 30–50 valandų, kurias anksčiau skirdavome rankiniam duomenų derinimui ir perkėlimui į apskaitą“, – rezultatais dalijosi J. Undrul.
Jai antrino ir G. Jakubauskas, pabrėžęs, kad eliminavus rankinį duomenų perkėlinėjimą tarp sistemų, sumažėjo klaidų tikimybė, o pats procesas tapo daug skaidresnis visiems jo dalyviams. „Klaidų, susijusių su viršvalandžių apskaita, sumažėjo apie 90 procentų. Tai reiškia ir mažiau laiko, skiriamo pataisymams, ir daugiau užtikrintumo, kad viskas atitinka teisės aktų reikalavimus“, – sakė „City Service“ finansų direktorius.
Technologija, prisitaikanti prie verslo, o ne atvirkščiai
Viršvalandžių valdymo transformacija „City Service“ organizacijoje įrodo, kad efektyvumas dažnai slypi detalėse. Kokybiškos sistemos neturi versti įmonės keisti veikiančių procesų – priešingai, jos turi prie jų prisitaikyti ir leisti juos atlikti greičiau, skaidriau ir be klaidų. Jei jūsų organizacija taip pat ieško būdų, kaip išvaduoti darbuotojus nuo rutinos ir užtikrinti teisiškai saugų darbo laiko valdymą, „Edrana Baltic“ komanda yra pasiruošusi padėti žengti šį žingsnį.
